Data Retention Policy

Data Retention Policy

Versie 1.0 — vervangt de eerdere placeholder-tekst. Dit document benoemt bewust geen bewaartermijn die het platform vandaag technisch niet afdwingt — waar nog geen geautomatiseerd verwijderproces bestaat, staat dat hier expliciet zo.

1. Financiële en administratieve gegevens

Facturen, betaalreferenties en overige boekhoudkundige gegevens worden bewaard conform de Nederlandse fiscale bewaarplicht: wettelijk minimaal 7 jaar (voor bepaalde categorieën, zoals onroerende zaken, geldt een termijn van 10 jaar — voor de gegevens die dit platform verwerkt, is doorgaans de 7-jaarstermijn van toepassing). Deze wettelijke bewaarplicht gaat vóór een eventueel verzoek tot eerdere verwijdering.

2. Social-media-koppelingen (tokens)

Bewaard zolang de koppeling actief is. Zodra een koppeling wordt losgekoppeld — door de klant zelf, via Meta's Data Deletion-mechanisme, of via Meta's eigen "Apps en websites"-instellingen — wordt het versleutelde toegangstoken direct verwijderd.

3. Klant- en onboardinggegevens

Bewaard voor de duur van de overeenkomst en zolang nodig voor de doelen uit de Privacyverklaring. Er bestaat op dit moment geen geautomatiseerd verwijderingsproces (geen retentie-cronjob) voor deze categorie na beëindiging van de overeenkomst — verwijdering na afloop gebeurt op dit moment via een gedocumenteerd, handmatig proces op verzoek (zie de pagina Data verwijderen en de Verwerkersovereenkomst, artikel 11).

4. Audittrail en beveiligingslogs

De audittrail (AuditLog) en het overzicht van statuswijzigingen bij bestellingen worden doorlopend, zonder automatische opschoning bewaard — dit is een bewuste keuze (audit-integriteit: nooit ongemerkt gegevens verliezen die relevant kunnen zijn voor een beveiligings- of geschilonderzoek), maar betekent ook dat hiervoor vandaag geen vaste maximale bewaartermijn technisch wordt afgedwongen. Wij evalueren periodiek of een bewaartermijn met automatische opschoning wenselijk is.

5. Sessiegegevens

Een sessie wordt automatisch ongeldig na maximaal 30 dagen, bij uitloggen, of bij handmatige herroeping. De onderliggende databaserij blijft na het verlopen van een sessie nog aanwezig (voor auditdoeleinden), zonder aparte opschoningsjob.

6. Juridische acceptatiebewijzen

Bewijs van acceptatie van de Algemene Voorwaarden en de Privacyverklaring (inclusief IP-adres en user-agent op het moment van accepteren) wordt bewaard zolang relevant als juridisch bewijsmateriaal, in beginsel voor de duur van de overeenkomst plus de toepasselijke verjaringstermijn.

7. Back-ups

Onze database draait op een provider (Neon) die point-in-time recovery ondersteunt; het exacte hersteltermijnvenster is afhankelijk van het actieve abonnement bij die provider en wordt hier bewust niet als vast getal beloofd. Er is op dit moment geen periodiek geteste herstelprocedure — dit is een bekend verbeterpunt, geen verborgen feit.

8. Onderscheid: wettelijke bewaarplicht versus productgegevens

Waar een wettelijke bewaarplicht geldt (met name fiscale/administratieve gegevens, sectie 1), bewaren wij die gegevens ook ná een verzoek tot verwijdering, uitsluitend voor dat wettelijke doel. Voor overige productgegevens (sectie 3) geldt geen vergelijkbare wettelijke verplichting, en werken wij verwijderingsverzoeken af zoals beschreven in sectie 3.

9. Contact

DVG Precision B.V. Karimunstraat 17 3089 SM Rotterdam Nederland KvK-nummer: 98240021 Vestigingsnummer: 000063418436 Btw-identificatienummer: NL868412764B01 E-mail (algemeen/juridisch): info@dvgprecision.com Klantenservice: support@nexuscognito.com Beveiligingsmeldingen: security@nexuscognito.com