AI Usage Policy

Versie 1.2 — voegt een uitdrukkelijk verbod op verwerking van gezondheidsgegevens/PHI toe (sectie 4 en 5), tenzij vooraf specifiek goedgekeurd. Versie 1.1 corrigeerde een te ruime claim in versie 1.0. Versie 1.0 beschreef "AI-gegenereerde content is altijd een concept, nooit automatisch verzonden zonder menselijke controle" als een platformbrede waarheid. Dat bleek bij nadere, product-per-product codecontrole niet voor elk product te kloppen — met name AI Social Media Automation publiceert volledig automatisch, zonder enige menselijke controle per post. Deze versie beschrijft het daadwerkelijke gedrag per product, niet een wenselijk vereenvoudigd platformbreed principe. Bevat tevens de uitgangspunten voor verantwoord AI-gebruik (voorheen apart aangekondigd als "Responsible AI Policy" — zie die pagina voor een korte verwijzing hiernaartoe).

1. Hoe AI daadwerkelijk wordt gebruikt en verzonden, per product

Wij onderscheiden hieronder expliciet twee verschillende dingen die licht met elkaar verward kunnen worden: (a) of content door AI is gegenereerd, en (b) of die content vervolgens automatisch naar buiten gaat zonder dat iemand ze op dat specifieke moment nog beoordeelt. Beide zijn onafhankelijk van elkaar per product vastgesteld.

AI Social Media Automation. U stelt éénmalig een profiel in (tone-of-voice, doelgroep, toegestane/verboden onderwerpen, postfrequentie). Vanaf dat moment genereert AI voor elke geplande post automatisch bijschrift en afbeelding, en publiceert het platform deze zonder dat u die specifieke post vooraf beoordeelt of goedkeurt — gestuurd door het door u ingestelde schema. Er bestaat geen "keur deze post goed"-stap per post. (Publicatie is daarnaast onderworpen aan een platformbrede, technische schakelaar tussen testmodus en daadwerkelijke livepublicatie; dat is een operationele instelling, geen inhoudelijke controle door u per post.)

AI WhatsApp Automation. Twee aparte paden: (i) een rechtstreeks, individueel bericht kan alleen verzonden worden als u zelf de exacte tekst aanlevert — AI kan hiervoor uitsluitend een concept/suggestie tonen die u zelf moet overnemen of bewerken. (ii) Een WhatsApp-sjabloon voor een campagne kan door AI worden opgesteld, maar moet u éénmalig publiceren/goedkeuren; ná die eenmalige goedkeuring verstuurt het campagneschema exact die goedgekeurde tekst automatisch aan alle ontvangers in de doelgroep, zonder dat u elke individuele ontvanger nog los beoordeelt.

AI Email Automation. Zelfde patroon als WhatsApp-campagnes: u moet een AI-gegenereerde of zelf geschreven e-mailsjabloonversie éénmalig expliciet publiceren vóórdat deze gebruikt kan worden. Zodra een campagne actief staat, genereert en verstuurt het schema die goedgekeurde inhoud automatisch aan de volledige doelgroep, zonder beoordeling per individuele ontvanger.

AI Review Automation. Twee aparte functies: (i) de tekst van reviewverzoeken en herinneringen wordt, tenzij u zelf vaste tekst heeft ingesteld, bij elke afzonderlijke verzending opnieuw door AI gegenereerd en direct verstuurd — er is geen concept-/goedkeuringsstap tussen generatie en verzending voor deze berichten. (ii) AI-conceptantwoorden op ontvangen klantfeedback worden nooit automatisch ergens gepubliceerd of verstuurd; "goedkeuren" van zo'n concept is uitsluitend een interne statuswijziging — u moet de tekst zelf handmatig elders plakken/versturen als u die wilt gebruiken.

AI Lead Generator. AI genereert leadanalyses en outreachconcepten (e-mail, LinkedIn-bericht, belscript). Er bestaat vandaag geen enkel verzend- of publicatiemechanisme voor deze content binnen het platform — "goedkeuren" is uitsluitend een interne statuswijziging. U moet een goedgekeurd concept zelf, buiten het platform om, gebruiken (bijvoorbeeld door het te kopiëren naar uw eigen e-mailprogramma).

AI Offerte Generator. AI genereert offertetekst in door u bewerkbare velden; u moet deze altijd zelf beoordelen/bewerken en expliciet de status naar "verzonden" zetten vóórdat een deelbare link geldig wordt. Er bestaat vandaag geen geautomatiseerd e-mail- of ander verzendmechanisme dat die link daadwerkelijk naar de ontvanger stuurt — dat is op dit moment nog een handmatige stap buiten het platform.

2. Samenvatting van het onderscheid

3. Uw verantwoordelijkheid

Voor de producten/functies waar content automatisch naar buiten gaat (Social Media Automation; WhatsApp- en e-mailcampagnes ná uw eenmalige sjabloongoedkeuring; Review-verzoeken/herinneringen), bent u verantwoordelijk voor het vooraf correct instellen van tone-of-voice, doelgroep, sjabloontekst en overige parameters — u kunt de individuele gegenereerde inhoud ná activering niet meer per geval tegenhouden vóórdat deze verstuurd is. Voor de producten/functies waar u wel een expliciete beoordelings-/verzendstap heeft, bent u verantwoordelijk voor die beoordeling vóór gebruik.

Welke AI-leverancier voor generatie wordt gebruikt, is bewust niet zichtbaar voor u in de gebruikersinterface — zichtbaar wordt gemaakt wát u krijgt (gegenereerde content), niet welke onderliggende leverancier dat leverde. Zie het Subprocessor List voor de daadwerkelijk ingeschakelde leveranciers.

4. Betrouwbaarheid en beperkingen

AI-gegenereerde output kan onjuist, onvolledig, verouderd of anderszins misleidend zijn ("hallucinaties"). Dit risico is groter voor de producten/functies in sectie 1 die zonder per-geval controle automatisch naar buiten gaan. Gebruik AI-gegenereerde content nooit voor feitelijke beweringen, juridische, fiscale, medische of financiële claims zonder eigen, voorafgaande, deskundige controle van de door u ingestelde parameters/sjablonen. Gezondheidsgegevens/PHI zijn nooit een beoogd onderdeel van AI-generatie op dit platform, tenzij wij dit voor een specifiek account vooraf uitdrukkelijk hebben goedgekeurd (zie ook sectie 5).

5. Verboden gebruik

Het is niet toegestaan AI-functionaliteit van het platform te gebruiken voor:

• onwettige discriminatie of het faciliteren daarvan;
• fraude of misleiding;
• illegale imitatie van een persoon, organisatie of merk;
• onrechtmatige verwerking van persoonsgegevens;
• verboden manipulatie van individuen;
• het genereren van illegale content;
• het invoeren, genereren of laten verwerken van gezondheidsgegevens of andere medische informatie (PHI), tenzij wij dit vooraf uitdrukkelijk voor dat specifieke account hebben goedgekeurd;
• enig ander gebruik dat in strijd is met de Acceptable Use Policy.

6. Verantwoordelijkheid voor input

U bent zelf verantwoordelijk voor de rechten op en de juistheid van de gegevens/content die u als input voor AI-generatie aanlevert.

7. EU AI Act — transparantie (artikel 50, Verordening (EU) 2024/1689)

Wij hebben dit onderwerp geverifieerd tegen de tekst van de Verordening zelf (EUR-Lex, CELEX 32024R1689) en de officiële toelichting van de Europese Commissie, niet uitsluitend tegen een secundaire samenvatting. Artikel 50 wordt van toepassing per 2 augustus 2026 (met een overgangsperiode tot 2 december 2026 voor bepaalde markeringsverplichtingen bij systemen die al vóór die datum in de handel waren).

Artikel 50 lid 1 (systemen die rechtstreeks met natuurlijke personen interacteren, zoals chatbots): geen van onze producten voert vandaag een rechtstreeks, autonoom, tweezijdig AI-gesprek met een eindontvanger zonder dat een medewerker van de klant de uiteindelijke, exacte berichttekst zelf aanlevert of vooraf goedkeurt (zie sectie 1/2) — wij classificeren onze producten daarom vandaag niet als dit type systeem. Dit standpunt wordt opnieuw beoordeeld zodra een product ooit een modus zou krijgen waarin AI zelfstandig, zonder enige menselijke tussenkomst, rechtstreeks met een eindontvanger "converseert" (in plaats van eenmalig-goedgekeurde, uitgaande content te versturen).

Artikel 50 lid 2 (aanbieders van AI-systemen die synthetische audio/beeld/video/tekst genereren, moeten output als AI-gegenereerd markeren op een machinaal detecteerbare manier — met een uitzondering voor content die een daadwerkelijke, inhoudelijke menselijke redactionele controle heeft ondergaan, niet slechts een oppervlakkige/formele controle): dit is het onderdeel waar wij, na eerlijke zelfevaluatie, een reëel openstaand punt benoemen. AI Social Media Automation genereert content (bijschriften/afbeeldingen) en publiceert deze zonder enige inhoudelijke menselijke controle per post — dat is naar onze eigen lezing precies het scenario waarvoor de uitzondering NIET geldt. Voor de overige producten geldt doorgaans wél een eenmalige, echte menselijke goedkeuring van het sjabloon/de instellingen (Review-verzoeken zijn een grensgeval: vaak geen controle per verzending, wel een eenmalige configuratie van toon/taal). Wij nemen dit uitdrukkelijk op als een punt dat aanvullende juridische beoordeling vereist (zie ook het eindrapport) — wij verzinnen hier geen uitzondering die niet aantoonbaar door het daadwerkelijke productgedrag wordt gedekt, en wij passen liever ons publieke standpunt aan dan een onjuiste vrijstelling te claimen.

Artikel 50 lid 3 (aanbieders van emotieherkenning/biometrische categorisering): niet van toepassing — dit platform biedt geen dergelijke functionaliteit.

Artikel 50 lid 4 (deepfakes; AI-gegenereerde tekst die gepubliceerd wordt om het publiek te informeren over aangelegenheden van algemeen belang): niet van toepassing op de door dit platform gefaciliteerde content (zakelijke social-mediaposts/marketingcontent, geen journalistieke/publieke-belangcontent, en geen deepfakes van personen).

8. Wijzigingen

Naarmate productfunctionaliteit wijzigt — met name als een automatische-publicatiepad een menselijke controlestap krijgt, of andersom — werken wij dit beleid bij.

Contact

DVG Precision B.V. Karimunstraat 17 3089 SM Rotterdam Nederland KvK-nummer: 98240021 Vestigingsnummer: 000063418436 Btw-identificatienummer: NL868412764B01 E-mail (algemeen/juridisch): info@dvgprecision.com Klantenservice: support@nexuscognito.com Beveiligingsmeldingen: security@nexuscognito.com

AI Usage Policy

Version 1.2 — adds an explicit prohibition on processing health data/PHI (sections 4 and 5), unless specifically approved in advance. Version 1.1 corrected an overly broad claim in version 1.0. Version 1.0 described "AI-generated content is always a draft, never sent automatically without human review" as a platform-wide truth. On closer, product-by-product code review this turned out not to be true for every product — in particular, AI Social Media Automation publishes fully automatically, without any human review per post. This version describes the actual behaviour per product, not a desirable simplified platform-wide principle. It also contains the principles for responsible AI use (previously announced separately as the "Responsible AI Policy" — see that page for a short reference to this document).

1. How AI is actually used and sent, per product

Below we explicitly distinguish two different things that can easily be confused: (a) whether content is generated by AI, and (b) whether that content subsequently goes out automatically without anyone reviewing it at that specific moment. Both have been established independently of each other per product.

AI Social Media Automation. You set up a profile once (tone of voice, target audience, allowed/prohibited topics, posting frequency). From that moment on, AI automatically generates a caption and image for every scheduled post, and the platform publishes these without you reviewing or approving that specific post in advance — driven by the schedule you set. There is no "approve this post" step per post. (Publication is additionally subject to a platform-wide, technical switch between test mode and actual live publication; that is an operational setting, not a substantive review by you per post.)

AI WhatsApp Automation. Two separate paths: (i) a direct, individual message can only be sent if you yourself supply the exact text — AI can only show a draft/suggestion for this, which you must adopt or edit yourself. (ii) A WhatsApp template for a campaign can be drafted by AI, but you must publish/approve it once; after that one-time approval the campaign schedule automatically sends exactly that approved text to all recipients in the target audience, without you separately reviewing each individual recipient.

AI Email Automation. Same pattern as WhatsApp campaigns: you must explicitly publish an AI-generated or self-written e-mail template version once before it can be used. Once a campaign is active, the schedule automatically generates and sends that approved content to the full target audience, without review per individual recipient.

AI Review Automation. Two separate functions: (i) the text of review requests and reminders is, unless you have set fixed text yourself, regenerated by AI for each individual send and sent immediately — there is no draft/approval step between generation and sending for these messages. (ii) AI draft replies to customer feedback received are never automatically published or sent anywhere; "approving" such a draft is exclusively an internal status change — you must paste/send the text elsewhere manually yourself if you want to use it.

AI Lead Generator. AI generates lead analyses and outreach drafts (e-mail, LinkedIn message, call script). There is currently no sending or publishing mechanism whatsoever for this content within the platform — "approving" is exclusively an internal status change. You must use an approved draft yourself, outside the platform (for example by copying it into your own e-mail program).

AI Quote Generator. AI generates quote text in fields you can edit; you must always review/edit it yourself and explicitly set the status to "sent" before a shareable link becomes valid. There is currently no automated e-mail or other sending mechanism that actually delivers that link to the recipient — that is currently still a manual step outside the platform.

2. Summary of the distinction

3. Your responsibility

For the products/functions where content goes out automatically (Social Media Automation; WhatsApp and e-mail campaigns after your one-time template approval; Review requests/reminders), you are responsible for correctly configuring tone of voice, target audience, template text and other parameters in advance — after activation you can no longer stop the individual generated content on a case-by-case basis before it is sent. For the products/functions where you do have an explicit review/send step, you are responsible for that review before use.

Which AI provider is used for generation is deliberately not visible to you in the user interface — what is made visible is what you receive (generated content), not which underlying provider delivered it. See the Subprocessor List for the providers actually engaged.

4. Reliability and limitations

AI-generated output may be incorrect, incomplete, outdated or otherwise misleading ("hallucinations"). This risk is greater for the products/functions in section 1 that go out automatically without case-by-case review. Never use AI-generated content for factual statements or legal, tax, medical or financial claims without your own prior, expert review of the parameters/templates you have configured. Health data/PHI is never an intended part of AI generation on this platform, unless we have specifically approved this in advance for a given account (see also section 5).

5. Prohibited use

It is not permitted to use the platform's AI functionality for:

• unlawful discrimination or facilitating it;
• fraud or deception;
• illegal impersonation of a person, organisation or brand;
• unlawful processing of personal data;
• prohibited manipulation of individuals;
• generating illegal content;
• entering, generating or having processed health data or other medical information (PHI), unless we have specifically approved this in advance for that account;
• any other use that violates the Acceptable Use Policy.

6. Responsibility for input

You are yourself responsible for the rights to, and the accuracy of, the data/content you supply as input for AI generation.

7. EU AI Act — transparency (Article 50, Regulation (EU) 2024/1689)

We have verified this subject against the text of the Regulation itself (EUR-Lex, CELEX 32024R1689) and the official explanatory material of the European Commission, not solely against a secondary summary. Article 50 applies from 2 August 2026 (with a transitional period until 2 December 2026 for certain marking obligations for systems already placed on the market before that date).

Article 50(1) (systems that interact directly with natural persons, such as chatbots): none of our products today conducts a direct, autonomous, two-way AI conversation with an end recipient without an employee of the customer supplying or approving the final, exact message text in advance (see sections 1/2) — we therefore do not classify our products today as this type of system. This position will be reassessed as soon as a product ever gains a mode in which AI independently, without any human intervention, "converses" directly with an end recipient (rather than sending once-approved, outgoing content).

Article 50(2) (providers of AI systems generating synthetic audio/image/video/text must mark output as AI-generated in a machine-detectable way — with an exception for content that has undergone genuine, substantive human editorial review, not merely a superficial/formal check): this is the part where, after honest self-assessment, we name a real open point. AI Social Media Automation generates content (captions/images) and publishes it without any substantive human review per post — on our own reading, that is precisely the scenario for which the exception does NOT apply. For the other products there is generally a one-time, genuine human approval of the template/settings (Review requests are a borderline case: often no review per send, but a one-time configuration of tone/language). We expressly record this as a point requiring additional legal assessment (see also the final report) — we do not invent an exception here that is not demonstrably covered by actual product behaviour, and we would rather adjust our public position than claim an incorrect exemption.

Article 50(3) (providers of emotion recognition/biometric categorisation): not applicable — this platform offers no such functionality.

Article 50(4) (deepfakes; AI-generated text published to inform the public on matters of public interest): not applicable to the content facilitated by this platform (business social media posts/marketing content, no journalistic/public-interest content, and no deepfakes of persons).

8. Changes

As product functionality changes — in particular if an automatic publication path gains a human review step, or vice versa — we update this policy.

Contact

DVG Precision B.V. Karimunstraat 17 3089 SM Rotterdam The Netherlands Chamber of Commerce (KvK) number: 98240021 Establishment number: 000063418436 VAT identification number: NL868412764B01 E-mail (general/legal): info@dvgprecision.com Customer service: support@nexuscognito.com Security reports: security@nexuscognito.com